労働力が減少する昨今、「BPO」、「AI」、「RPA」という言葉をよく目にするようになりました。このキーワードが今後、社会にどのような影響を与えていくのでしょうか。
今回は「BPO」について、各企業様が導入するメリットにフォーカスを当てます。
BPOとは
BPOとは、Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の頭文字をとった略語であり、外部の専門企業などに業務を継続的に委託する行為を指します。
導入している企業では、どんな業務をBPOしているのでしょうか？ 外に出される業務の代表として、人事や経理、購買業務などバックヤードの事務処理があります。具体的には、人事業務の場合、給与計算、年末調整、社会保険申請、労働保険申請、人事考課などの定型化業務です。 中小企業では、上記事務作業全般を１名、ないしは２名で担うところがほとんどですが、大企業では、複数名で連携して行っている場合が多く、拠点も全国、世界と点在配置され処理しているケースが多く見受けられます。
BPOのメリット
リソースシフト
そんな企業がBPOを導入するメリットはなんでしょうか。 まず思い浮かぶのが、人件費削減です。 例えば、１名の社員を雇用して業務に従事する場合の経費について考えてみます。
【社員にかかる費用（25万円/月支給の場合）】 総支給額：300万円（12ヶ月） 法定福利費：４8万円（12ヶ月） 賞与：50万円（夏・冬） 賞与法定福利費：8万円（夏・冬） 福利厚生費：５万円 合計：411万円
【採用費（１名採用）】 広告媒体費：30万円 健康診断料：１万円 採用労務費：13万円 合計：44万円
これらの費用を月間平均すると、少なくとも38万円程の金額が掛かっていると想定できます。勿論、全てがBPO対象業務に掛けられているわけではなく、例えば電話・来客・メール対応、会議参加なども就業時間にあるでしょうが、一見すると人件費削減効果は高そうです。 本当にそうでしょうか。 この「人件費削減」という考え方は、他の部分に歪みを生む可能性があります。 それは、いま日本が直面する労働力減少問題です。 現在人員の確保にかかる労力と費用は逓増傾向にあります。企業規模が小さくなるにつれて、その傾向は更に顕著になります。こういった社会的背景もあり、安易に人件費削減と考えてしまうのは企業存続危機にも直結する危険な動機と言えます。
よって、解雇して人件費を浮かすのではなく、より企業利益貢献度の高い業務に人員をシフトし、そうでない業務については、外部にシフトする。この「賢いリソースシフト」がBPOのメリットであると言えるのです。
業務の可視化（見える化）
では、他にBPOを導入するメリットはあるのでしょうか。 BPO導入業務の現場では、次のような言葉をよく耳にします。
A「そんなところでデータ共有されてんだったら、このファイル不要ですね」 B「なぜ何度も転記や確認をしてるの」
Aの例は、主に大手企業のBPO導入現場で耳にします。幾人かの担当で処理を進めており、他の担当者が何をしているのか連携されず、別プロセスで独自の管理表を作って業務をしていることがあります。
Bの例は、中小企業、大手企業に関わらず担当者の能力に依存するため、自身ではベストと思っていることでも、他人から見るとそうでないこともあります。
このように、BPO導入のメリットとして、「可視化（見える化）」により自分の業務を見つめ直す機会となり、情報共有できることで「ムリ・ムダ・ムラ」、各々の業務負担、改善ポイントなどが明確になります。結果的に業務が効率化され、作業時間軽減に結び付くのです。
業務の標準化・平準化
他にもメリットはありますが、最後に多くの方が実感されているBPO導入のメリットを紹介します。 それは、「標準化・平準化」です。可視化の続きでもありますが、担当者個々の能力差・業務負担差による作業粒度、納期のバラつきを標準化・平準化することで、担当者に寄与しない業務処理の実現が可能になります。業務の流れに変化が起こった際にも、容易に対応できる恩恵も受けることができるのです。
なぜ今BPOなのか？
日々変化が目覚ましい経済社会の中で活躍している企業は、淘汰されぬよう日々改善・改革することを求められます。 労働人口が減少していく中、その対応策の一つがBPOなのです。 企業では、このBPOを代表とした“選択と集中”が益々加速しています。 BPO導入を機会に自社業務・在り方を見つめ直し、働き方改革を推進していく意味でも、このBPOという選択肢は注目されています。
貴社でも是非、検討してみては如何でしょうか。
まとめ
BPOのメリットは、主に以下の３点
- 業務に対するクレバーなリソースシフト
- 業務の可視化による作業時間軽減
- 業務の標準化・平準化による担当者に寄与しない業務処理の実現
改善の機会という意味でも、BPO導入は有効な手段の一つです。
